‹ Referenser

Redesign av globalt Content Management System

  • Digitalisering

Utmaningen

Content Management hanteringens effektivitet hade sjunkit i ett globalt företag vars digitala strategi innefattade stark lokal närvaro i cirka 80 länder på 50 olika språk. Förutom de höga operativa kostnaderna för Content Management- och portalplattformen var innehållets publiceringshastighet på en otillfredsställande nivå. Användningen krävde ett flertal manuella processer som var både långsamma och mottagliga för fel. En annan utmaning var att sammanställa enhetlig och korrekt produktinformation för marknadsförande innehåll på ett sätt som skulle ge konsumenten mervärde. Innehållet skickades ofta mellan system som e-postbilagor. Detta ökade trycket på innehållets kvalitet, enhetlighet och uppföljning. Dessutom dirigerade plattformen inte de lokala användarna att skilja på innehåll och utseende, vilket med tiden ledde till att det inte längre gick att uppdatera webbplatskonceptet att svara på verksamhetens förändrade behov till ett vettigt pris.

Analys

Kunden har en föråldrad innehållshanterings- och portalplattform som inte har integrerats med de viktigaste innehållskällorna för bl.a. produktinformation. Innehållet exporteras via ett flertal manuella processer till publiceringsplattformen. T.ex. en väsentlig volym översättningar skickas och tas emot som excel-dokument. Arbetsflöden utnyttjas inte. Innehållet har inte särskilts från layouten. Användningen av verktyget har lagts externt på tiotals konsulter i stödorganisationer eftersom verktyget upplevs vara så svårt att kundens verksamhetsanvändare själva inte använder det.

Lösning

1. Produkturval

Vi fungerar som en del av den arbetsgrupp som kunden har bildat för produkturval och utvecklar urvalskriterier där huvudfokus ligger på optimering av innehållshanteringsprocesserna och utnyttjande av funktionalitet. Efter koncepttesten rekommenderades den produkt bland kandidaterna med mest omfattande stöd för de nya funktionerna i den optimerade processen.

2. Utvecklingsskedet

Vår representant fungerade som SCRUM-teamets produktägare som ansvarade för utvecklingen och försäkrade att investeringen i effektivisering skulle omsättas i praktiken. I utvecklingsskedet skapades en innehållsmodell som motsvarade verksamhetens behov, normaliserades produktinformation, skapades en taxonomi som var tillämplig på innehållets metadata, byggdes en arbetsflödesintegrering för den externa leverantören för översättningstjänster, gjordes en integrering i produktmasterdatabasen och flera andra viktiga innehållskällor.

3. Implementerings- och vidareutvecklingsskedet

Våra representanter fungerade som lösningsdesigners för de nya koncept som skulle implementeras på plattformen (bl.a. en responsiv implementering av presentationsskiktet som stöder flera kanaler) samt ett stöd för utveckling och distribuering av en operativ modell.

Arbetet med lösningsdesign bestod av följande delområden:

Strategi: Uppskattning av plattformens målsättningar på längre sikt. Deltagande i offertprocessen och produkturvalet. Utveckling av urvalskriterier.

Processplanering: Definition av nyckelprocesser för underhåll av innehåll och design av understödjande arbetsflöden. Beskrivning av användarscenarion. Arkitekturdesign i övre skiktet för bl.a. integrerade innehållskällor.

Definition: Kravspecifikation för verktyget och slutanvändarkoncepten. Definition av innehållsmodell och taxonomi. Definition av användarskikt och -rättigheter.

Distribuering: Stöd för utveckling, utbildning och implementering av den operativa modellen.

Resultat

Den gamla plattformen stängdes ner efter ett relativt aggressivt migrationsskede. Effektiviseringen med den nya lösningen har bidragit till väsentliga besparingar av utgifter och förbättrat kundens förmåga att reagera snabbt på förändrade marknadsförhållanden med innovativa lösningskoncept. Webbplatsens och de integrerade funktionaliteternas koncept har förnyats flera gånger bara under den aktuella plattformens livslängd. Numera ansvarar användarna som ingår i kundens egna affärsverksamhet för lösningens normala drift och består bara av en bråkdel av det antal användare som krävdes tidigare. Det viktiga innehållet når konsumenterna snabbare än tidigare, håller högre kvalitet och är mer kostnadseffektivt.